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Porque hacer uso del OutSourcing?
Es más económico.
Su empresa necesita menos personal, menos
especialistas, obtiene mejor precios.
Es mas eficiente.
La soluciones son inmediatamente operacional, las fallas desaparecen.
Outsourcing como Herramienta de Negocios
Aún cuando el procesamiento externo de datos, conocido
como Outsourcing, es una de las modalidades operativas más maduras en la corta historia
de la informática, existe cierto grado de confusión dentro del mundo empresarial en
torno a su lugar e importancia estratégica en el contexto económico actual. En este
sentido, es común la preocupación a nivel ejecutivo sobre el cómo funcionaría el
negocio si la organización informática de la empresa pasara a operar parcial o
totalmente bajo Outsourcing y, más importante aún, cómo encajaría tal situación
dentro de la estrategia general de negocios de la empresa. Tenemos como objetivo en este
artículo aclarar tales preocupaciones y, para ello, pretendemos dar respuesta a las
siguientes interrogantes:
Contexto Organizacional
Antes de entrar a analizar el contexto organizacional
donde encajaría hoy en día una solución de Outsourcing, es importante pasar revista
rápida a los factores principales que definirían su lugar dentro de una empresa. A
nuestro juicio, estos factores estarían representados, por una parte, por el mercado
donde esta se desenvuelve y al cual trata de adecuarse y, por la otra, por el estado de
desarrollo de las herramientas que las tecnologías de la información ponen a su alcance.
El concepto que definiría con mayor precisión la
situación actual del mercado es, sin lugar a dudas, globalización. La globalización de
los mercados ha hecho sentir su influencia en casi todas las ramas de la actividad
económica, redefiniendo drásticamente las relaciones tradicionales de negocios entre
proveedores y compradores. La apertura económica ha visto un crecimiento exponencial de
la disponibilidad de productos en el mercado, a la par de reducciones igualmente
drásticas en el ciclo de vida de cada producto en particular. Frente a esta situación,
el énfasis de los participantes en el mercado actual ha pasado a ser la adaptabilidad a
condiciones cambiantes, y el aprovechamiento de oportunidades que tales condiciones abren
a cada vuelta. Las organizaciones empresariales han pasado de estar orientadas a la
elaboración y venta de productos, a estar orientadas hacia el cliente.
El cliente es el centro de atención en un mercado
donde productos y tendencias van y vienen con vertiginosa rapidez; a fin de cuentas,
mientras mantengamos nuestro pulso sincronizado al del comprador de nuestros productos y
servicios, garantizaremos permanencia y crecimiento mas allá de la composición de
nuestra cartera de ventas en un momento dado. Este fenómeno tiene su expresión en la
llamada compenetración de las cadenas de valor agregado: cada proveedor se acerca lo más
posible a su comprador, entiende cada vez más sus necesidades, busca sociedades
estratégicas que le den la mayor penetración posible dentro del negocio de sus clientes,
en un esfuerzo por formar cadenas de oferta-demanda de creciente solidez, que lo aíslen
hasta cierto punto de los avatares de un mercado temido por su aparente volatilidad.
Desde una perspectiva global, esta compenetración da a
luz al concepto de organizaciones virtuales, donde el énfasis pasa de proveedores
individuales a la conjunción de funciones diversas dentro de la cadena de la producción
de bienes y servicios para el mercado: el acoplamiento de los componentes requeridos para
la formación de un producto pasa a tener prevalencia sobre las características
específicas de cada uno de sus componentes individuales, al igual que la capacidad de
crear nuevos productos prevalece sobre la excelencia en la creación de un componente o
producto en especial. Esta última está en cierta medida garantizada por la adherencia de
la mayoría de los proveedores a estándares aceptados de producción y prestación de
servicios, representando cada vez menos un diferenciador entre proveedores en el mercado.
De allí la popularidad de estándares internacionales de calidad, especialmente el
conjunto de normas emitidas por la ISO (Organización Mundial de Estándares).
Por su parte, y como expresión de esta globalización
y creciente énfasis en las cadenas de valor agregado, el mundo de la tecnología redefine
constantemente el concepto mismo de lo que entendemos por vertiginoso. Dentro del campo de
la informática, presenciamos con asombro el acelerado ritmo de los avances tecnológicos,
cada uno abriendo vastos universos de posibilidades para las empresas y su misión de
liderazgo en sus respectivos mercados. Cabe mencionar dentro de las tendencias actuales de
las tecnologías de la información los desarrollos que vemos con mayor interés por su
aplicabilidad al mundo de los negocios:
La automatización de las labores de oficina,
incluyendo el manejo de documentos;
La creciente popularidad de paquetes empresariales
integrados;
Los sistemas de soporte a decisiones basados en
tecnologías Data Warehousing y Data Mining;
Las tecnologías de conectividad universal, a través
de Internet y la World-Wide Web (WWW);
La emergencia de sistemas distribuidos, bajo plataforma
cliente/servidor.
Evidentemente, las transformaciones a que hacemos
referencia aquí han producido cambios importantes en la organización empresarial
moderna. Hoy en día, las empresas se enfrentan a la nada despreciable tarea de
redefinición de su estructura interna para dar respuesta a cambios en su entorno. A
grandes rasgos, podemos hablar de un definido movimiento desde estructuras jerárquicas,
monolíticas, verticales, enfocadas a las operaciones internas y la producción, hacia
estructuras matriciales, colaborativas, enfocadas a la coordinación interna y con
proveedores externos para la satisfacción del cliente. Vemos un claro movimiento de la
relevancia del capital de inversión, representado por el crecimiento de la burocracia
interna, hacia la del capital humano, representado por la productividad y capacidad de
respuesta a cambios en el mercado.
Por otra parte, estos cambios organizativos vienen
apoyados por cambios en la infraestructura de soporte informático de la empresa, que a su
vez evoluciona de un esquema centralizado, enfocado al control de recursos y la eficiencia
operativa, hacia un enfoque volcado al servicio efectivo a las unidades de negocios,
habilitado por tecnologías de red y procesamiento distribuido para hacer llegar la
información hasta el escritorio del empleado.
La infraestructura informática pasa a tener un rol
cada vez más estratégico dentro de la empresa, en la medida que habilita la
disponibilidad y procesamiento oportuno de la información necesaria para permanecer en
posición de liderazgo en los mercados donde se tiene presencia. Así, el rol de la
organización informática también cambia radicalmente: de apoyo operativo a apoyo
estratégico. Es esta organización la responsable de identificar y coordinar la
implantación y operación de tecnologías de información que le den ventajas
competitivas a la empresa, y le permitan asumir una organización tan flexible y dinámica
como lo requiere el mercado. Pasa a ser más relevante para el personal de informática el
conocer a fondo el negocio de la empresa, para así poder identificar las tecnologías de
información más apropiadas para su impulso, que los aspectos relacionados con la
operación cotidiana de los sistemas computacionales de la empresa. Para esto último, al
igual que para muchos otros componentes del negocio de una empresa, existen estándares
bien definidos, los que han servido como catalizadores en la explosión del mercado de
servicios de Outsourcing.
Antes que el manejo y operación de sistemas de
información, la relevancia de la organización informática dentro de una empresa radica
en su habilidad para coadyuvar la transformación de un mar de datos brutos en
información estructurada y, más aún, de esta en conocimiento y ventaja competitiva para
la empresa. Este es, en nuestra opinión, el valor agregado real y estratégico de la
organización de informática de toda empresa.
Lamentablemente, este último no es el caso en una gran
cantidad de empresas, donde por diversas razones existe un desfase entre la organización
informática y la estrategia de negocios de la empresa, tal y como la plasman en plan y
acción sus niveles directivos. No es raro ver departamentos de informática absortos en
la solución urgente de problemas inmediatos de una operación hecha casi inmanejable por
la inercia de crecimiento del capital de inversión; es común la carencia en muchas
empresas de un inventario real de la infraestructura manejada, y los servicios prestados,
por el departamento de informática, sin entrar siquiera a la definición formal de
niveles aceptables y deseables de servicio; tampoco nada raro es ver presupuestos de
inversión en informática que año tras año no se compadecen con los retornos reales
percibidos por el negocio; por otro lado, peligrosamente proverbial es el afán de
organizaciones informáticas en la actualización tecnológica a ultranza, o con poco
fundamento en las necesidades reales del negocio, estas últimas dictadas por los
imperativos del mercado. En algunas empresas llega a tanto este desfase que la dirección,
en un esfuerzo casi desesperado por recuperar la infraestructura informática de la
empresa para el negocio, recurre a la elección de directivos de informática provenientes
de otras áreas del negocio, percibidas como realmente críticas.
Ahora bien, ¿cómo catalizar la transformación de la
organización informática en motor estratégico de la empresa? Afortunadamente, para ello
esta tiene a su alcance diversas herramientas, dentro las cuales nos interesa presentar
aquí los servicios de Outsourcing.
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